Ressourcen und Kapazitäten agil planen - (wie) geht das?

Gerade IT-Unternehmen haben es beim Projektportfoliomanagement leicht – so könnte man denken. Müssen sie doch beim Ressourcenmanagement meist nur eine Ressource berücksichtigen, nämlich die Mitarbeiter*innen. Doch wer sich zur Ressourcenplanung auf das Instrument der Zeiterfassung durch die Teams verlässt, hat nur ein unzuverlässiges Instrument zur Hand. Wir zeigen Dir, wie Du vorhandene Programm- und Projektmanagementsoftware nutzen kannst, um Deine Ressourcen- und Mitarbeiterplanung agil zu machen.

Inhalt

Herausforderungen

• Führungskräfte im Programm- und Portfoliomanagement, die sich nur auf die Projekt-Zeiterfassung als Planungsinstrument verlassen, werden auf die dynamische Ressourcen-Nachfrage gerade von Initiierungs-Projekten nicht schnell genug reagieren können.
• Die Zeiterfassung in Projektteams erfolgt oft nicht zuverlässig und wird teilweise nicht in Echtzeit umgesetzt. Sie ist auch nicht geeignet, um aus ihr Zukunftsprognosen für die tatsächliche Kapazität abzuleiten.
• Auch lassen sich Abhängigkeiten der Projekte untereinander, Prioritätsänderungen oder Verzögerungen mit der rein zeiterfassungsbasierten Analyse kaum erfassen.

Empfehlungen

Du möchtest als Projektportfolio Manager bzw. Führungskraft im Portfoliomanagement Dein Ressourcenmanagement und Deine Kapazitätsplanung dauerhaft verbessern? Dann solltest Du auf diese Empfehlungen einen genaueren Blick werfen:

• Setze statt auf die reine Zeiterfassung auf Erkenntnisse aus der aggregierten Ressourcenkapazität. So kannst Du Ressourcenbeschränkungen schneller aufspüren und (teilweise) aufheben.
• Erstelle eine fortlaufende Prognose eben dieser aggregierten Ressourcenkapazität als Ausgangsbasis für einen vorausschauenden Blick auf die tatsächliche Kapazität.
• Führe eine regelmäßige Analyse der aggregierten Ressourcenkapazität durch, um die Auswirkungen von Prioritäten-Verschiebungen oder Verzögerungen bei Initiierungsprozessen zu erfassen.

Um diese Punkte im Rahmen eines agilen Projektportfoliomanagements effizient umsetzen zu können, solltest Du Dich von einer leistungsstarken PPM- bzw. PMO-Software unterstützen lassen. Gerade IT-Projektportfoliomanagement profitiert dabei von Tools, die sich auf skillbasiertes Ressourcenmanagement verstehen und die Ressourcen entsprechend auf das Projektmanagement Portfolio verteilen.

Einleitung

Es ist eine Diskrepanz des Digitalen Zeitalters: Während es die Digitalisierung einerseits möglich macht, Programme, Projekte oder auch neue Produkte schnell zu realisieren, setzen andererseits viele Verantwortliche im Project Management Office noch immer auf die Daten aus der Zeiterfassung, um auf Herausforderungen zu reagieren oder die Ressourcenkapazitäten zu erfassen. Mit all ihren Negativaspekten wie Latenz, Inkonsistenz oder Ungenauigkeiten. Daraus resultiert dann auch, dass eine agile Bewertung des Ressourcenangebots einerseits und der Nachfrage andererseits schwer möglich ist.

Doch es gibt eine gute Nachricht: Mit aggregierten Planungs- und Prognosemodellen verfügst Du über präzise Instrumente zur Ressourcenplanung. Und oftmals können diese mit der bereits vorhandenen Software eingesetzt werden! Lass uns also gleich damit beginnen, Deine Ressourcenplanung (etwa im IT-Projektportfolio) verlässlicher und agiler zu gestalten!

1. Setze aggregierte Planungs- und Prognosetechniken ein

In der fertigenden Industrie gehören die aggregierte Planung und Prognose zum Handwerkszeug der Lieferketten-Organisation. Dabei werden für einen mittelfristigen Zeithorizont (etwa drei bis 18 Monate) die Ressourcen gebündelt (also aggregiert) betrachtet, um zu bestimmen, inwiefern die Nachfrage gedeckt werden kann. Dabei kann die Anzahl der Variablen, mit denen man Angebot und Nachfrage in Einklang zu bringen versucht, sehr groß sein – angefangen bei Rohstoffen über Logistik, Arbeitskräfte, Maschinenkapazitäten und physikalische Kapazitäten bis hin zur Distribution.

Wenn Du Dir aber die aggregierte Planung und Prognose für Dein PMO im IT-Bereich aneignen möchtest, ist die Sache einfacher, denn hier gibt es lediglich eine Variable, die es bei der Kapazitätsplanung zu beachten gibt: die Mitarbeiter*innen. Umso wichtiger ist es, diese Variable verlässlich und genau erfassen und bewerten zu können – und dass Du Dich nicht länger ausschließlich auf Zeitberichte als Messgröße bei der Kapazitätsplanung verlässt. Denn diese kommen oftmals zeitverzögert in der Entscheidungsebene des Project Management Office an, sind nicht immer akkurat und sagen wenig über den skillbasierten Einsatz, also die mitgebrachten Fähigkeiten der Ressource Mensch aus.

Aggregierte Prinzipien ermöglichen es auf der Portfolio-Ebene, auf Ressourcenanforderungen in Gegenwart und Zukunft besser reagieren zu können. Auf der Ausführungsebene dagegen hat die Zeitberichterstattung schon noch eine Daseinsberechtigung – nämlich unter anderem, um eine zu hohe oder zu niedrige Auslastung der Personal-Ressourcen zu bestimmen, Kosten zu erfassen und damit zukünftige Entwicklungen einschätzen zu können.

2. Verwende PPM-Software, um Ressourcenbeschränkungen auf die Schliche zu kommen

Kommen wir zurück zu unserem Beispiel aus der Industrie: Wenn der Output einer Produktion gleichmäßig auf hohem Niveau gehalten (oder gar erhöht) werden soll, ist es nötig, so schnell wie möglich Engpässe in Prozessen zu identifizieren und zu eliminieren. Es sind agile Methoden und Ansätze erforderlich, um die Ressourcen richtig zu verteilen und den gewünschten Output zu erreichen. Kaum anders verhält es sich im PPM von IT-Unternehmen. Dort werden, Stichwort Aggregierung, die Teammitglieder, die an den diversen Initiativen arbeiten, in Ressourcenpools zusammengefasst.

Und wie geht nun eine PPM-Software das Thema an? Wie kann sie helfen, eingeschränkte Ressourcen aufzustöbern, Lücken durch Ressourcenplanung zu schließen und – bestenfalls – Ressourcenbeschränkungen durch Skill-Management aufzuheben? Das zeigen die folgenden Abbildungen, die exemplarisch für die optische Aufbereitung der Projekt- und Ressourcenplanung durch eine PPM-Software sind.

Abbildung 1 zeigt ein vereinfachtes Initiativ-Portfolio mit einem prognostizierten Ressourcenbedarf.

Wenn Du für jede Ressource Deiner Pools die voraussichtlich verfügbaren Stunden in Dein PPM-Tool einträgst, erhältst Du eine Übersicht über die aggregierte Stundenzahl, die jeder Pool für die Bereitstellung und Umsetzung von Initiativen beitragen kann. Es kommt zu der in Abbildung 2 dargestellten aggregierten Kapazitäts-Prognose. Der Grafik kannst Du entnehmen, wie sich sowohl die Stundenkapazität der einzelnen Ressourcen als auch die aggregierten Zeiten der Ressourcengruppe innerhalb des Prognose-Zeitraums entwickeln. Hier zeigt sich auch: Du benötigst für die Prognose die Zeiterfassung aus der ausführenden Ebene – sobald sie in die PPM eingeflossen ist, bist Du für die weitere Planung auf Projektebene aber zunächst nicht mehr auf sie angewiesen.

Abbildung 2 zeigt Dir die – urlaubsbedingte – Ressourcenknappheit im August und Dezember auf.

Außerdem wird sofort optisch deutlich gemacht, dass die am hellsten dargestellte Ressource innerhalb der Gruppe unterrepräsentiert ist. Das könnte sich in der weiteren Projektentwicklung als Flaschenhals erweisen und sollte genauer betrachtet werden. In einer PPM-Software ist genau das möglich – nämlich der isolierte Blick auf eine einzelne Ressource, wie in Abbildung 3 erkennbar:

Abbildung 3 zeigt Dir Nachfrage und Verfügbarkeit einer einzelnen Ressource im Zeitverlauf.

Tatsächlich offenbart sich hier ein Engpass in den Monaten August, November und Dezember, in denen die Projektnachfrage höher ausfallen wird als die Ressource zur Verfügung steht. Solche Ressourcenbeschränkungen können auf mehrerlei hinweisen, z.B.:

• Beleg für (zu) wenige Skills in dem Projekt
• Mangel an Fachkräften
• Überproportional hohe Nachfrage nach einem Ressourcenpool zu einem bestimmten Zeitpunkt

Gerade IT Unternehmen operieren oft nach dem Minimalprinzip – sie werden versuchen, trotz dieser Ressourcenknappheit ihr Projektziel zu erreichen und erst dann, wenn es unablässig ist, die Lücken mit externen Kräften zu schließen. Das mag funktionieren – aber Du solltest auch bedenken, dass Ressourcenknappheit in Deinem Unternehmen systemisch bedingt sein kann. Und dem solltest Du bei Gelegenheit auf den Grund gehen.

Das solltest Du tun:

• Identifiziere alle Ressourcen, die an Portfolio-Initiativen arbeiten, und weise ihnen den geschätzten Stundenaufwand sowie den geplanten Nutzungsgrad zu.
• Gruppiere (aggregiere) diese Ressourcen in Pools und prognostiziere die Gesamtstunden dieser Ressourcenpools für die folgenden Monate.
• Identifiziere die Pools mit Ressourcenknappheit und nimm frühzeitig(!) die nötigen Anpassungen vor, um Engpässe zu vermeiden und Deine Ziele zu erreichen.

3. Verwende PPM-Software, um eine Vorschau der aggregierten Ressourcenkapazität zu erhalten

Es ist empfehlenswert, Deine PPM-software so zu konfigurieren, dass sie Dir fortlaufend eine vorausschauende Perspektive für Deine Ressourcenplanung bieten kann. Ein sinnvoller Zeithorizont hierfür dürften drei bis sechs Monate sein, und dieser hängt unter anderem von folgenden Fragen ab:

• Wie akkurat soll Deine Bedarfsvorschau sein?
• Wie frühzeitig kündigt sich in Deinem Unternehmen eine drohende Ressourcenknappheit
   üblicherweise an?
• Wie gestaltet sich Dein Portfolio ganz allgemein – traditionell oder agil, projektbezogen oder
   produktbezogen?
• Wie schnell sind im Bedarfsfall zusätzliche, externe Ressourcen verfügbar?
• Wie schlagkräftig ist Dein Skill Management zum Ressourcenausgleich?

Du kannst einen Kapazitäts- oder Ressourcen-Engpass natürlich auch dadurch beheben, dass Du den Start einer (oder mehrerer) Initiativen verschiebst. Abbildung 4 zeigt hierfür ein Beispiel: Projekt C wird verzögert, wodurch die Überschneidung mit anderen Initiativen an Dramatik verliert.

Abbildung 4 zeigt Dir die Effekte einer Portfolio-Korrektur

Das mindert u.a. im Urlaubszeitraum die Nachfrage nach den ohnehin knappen Ressourcen. Auch bei einer solchen Verschiebung ist ein PPM-Tool sinnvoll, um abschätzen zu können, ob dadurch nicht neue Engpässe an anderer Stelle oder zu einem anderen Zeitpunkt entstehen.

Das solltest Du tun:

• Bestimme einen für Dein Unternehmen und Dein PMO sinnvollen Prognose-Horizont.
• Stelle sicher, dass zu jedem Ressourcenteam valide Kapazitätsschätzungen zur Verfügung stehen – und aktuell gehalten werden –, um Deine Prognosen auf stabile Beine zu stellen.
• Hole Dir ein regelmäßiges Feedback von den Stakeholdern, um den Prognosehorizont gemeinsam zu bestätigen und eventuelle Anpassungen vornehmen zu können.

4. Verwende PPM-Software, um die Auswirkungen von Prioritätsänderungen oder Verzögerungen zu bewerten

„Die Kapazitäten an die Nachfrage anpassen!“. So einfach liest sich das große Ziel der aggregierten Ressourcenplanung – aber gerade bei IT-Initiativen von PMOs ist das eine Aufgabe, die wohl nie endet. Die proaktive Verwaltung Deines Projektportfolios profitiert immens von den Instrumenten der aggregierten Planung – und moderne PPM-Software unterstützt Dich dabei, aggregierte Prognosen und Analysen regelmäßig durchzuführen und Dein Portfolio planbarer zu machen. Damit kannst Du Ressourcen richtig einsetzen und zum Beispiel:

• Ressourcenengpässe schnell erkennen, die Stakeholder im Rahmen eines fuktioniernden Stakeholdermanagements informieren und durch neue Terminierung oder Priorisierung die Ressourcenverteilung optimieren, ohne das strategische Ziel des Projektportfolios aus den Augen zu verlieren.
• Faktenbasierte Entscheidungshilfe geben, wenn ein Projekt auf der Kippe steht.
• Frühzeitig zusätzliche Arbeitskraft aktivieren.
• Überkapazitäten erkennen und umwidmen.
• Mit aktivem Skill-Management Ressourcenknappheit intern ausgleichen.

Fazit: Es ist alles da. Du musst es nur nutzen.

Wir hoffen, wir konnten Dir mit unseren Beispielen zu aggregierten Planungs- und Prognosetechniken zeigen, dass es eine moderne und agile Alternative zur rein zeiterfassungsbasierten Projektplanung gibt. Und das Beste daran soll ruhig nochmals Erwähnung finden: Die meisten modernen Software-Lösungen (Projektmanagementtools) für das Projektportfoliomanagement bringen ein entsprechendes Toolset mit, damit Du Dein PMO darauf ausrichten kannst!

Sicher möchtest Du jetzt mehr über gute Ressourcenplanung erfahren … Hol Dir also am besten gleich unser kostenloses Whitepaper zum Thema Ressourcenmanagement!

Und wenn Du wissen möchtest, wie Deine Ressourcenplanung durch agiles Skill-Management und den Einsatz von KI noch mehr Drive bekommt, stehen wir für ein Gespräch jederzeit gerne zur Verfügung.

Hier kannst Du Kontakt mit uns aufnehmen.

Quelle: Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag des Unternehmens Gartner mit dem Titel „Expedite Resource and Capacity Management Analyses With PPM Tools“ (engl., registrierte Nutzer)