Sie gehört zu den wichtigsten Werkzeugen bei der Software-Entwicklung: Die Anforderungsanalyse analysiert die Erwartungen des Auftraggebers an die zu entwickelnde Software, prüft diese Erwartungen auf Machbarkeit und fasst sie in Form eines (digitalen) Lastenhefts zusammen. Erfüllte Erwartungen, gesteigerte Akzeptanz, optimierter Entwicklungsverlauf: Dieses Modell hört sich doch ganz nach einer Methode an, die auch dein Projektmanagement (ob IT oder auch anderweitig) und deine Arbeit voranbringt!

Viele Projekte erstrecken sich als Prozess über lange Zeiträume. Und für jede/n Projektmanager/in ist es das absolute Horrorszenario, wenn nach Abschluss des Projekts und nach getaner Arbeit der Auftraggeber als wichtigster Projekt-Stakeholder sagt: „Ach, so sieht das aus? So wollte ich das eigentlich gar nicht …“ Die Anforderungsanalyse im Projektmanagement wird dich vor solchen Überraschungen schützen! Wie zeigen dir, wie du bei der Anforderungsanalyse vorgehen kannst, wie eine Anforderungsanalyse erfolgen sollte und warum Anforderungsanalysen so wichtig sind. Beginnen wir zunächst mit der Definition der Anforderungsanalyse:

1. Anforderungsanalyse - was ist das?

Die erste richtige Antwort auf die Frage „Was ist eine Anforderungsanalyse?“ wäre tatsächlich kurz und knapp: „Sie ist unterschätzt!“

Tatsächlich spielt die Anforderungsanalyse als Prozess im Projektmanagement oft noch eine zu kleine Rolle – dabei ist diese Analyse doch so wichtig! Beim Durchführen einer Anforderungsanalyse wird dokumentiert, welche Anforderung / Anforderungen sowohl der Projektkunde als auch die beteiligten Teammitglieder, das Projektmanagement und das Management des Unternehmens an ein Projekt haben. Diese Erwartungen werden in einem Lastenheft für die weitere Arbeit festgehalten. Bei Projekthandbuch.de findest Du am Beispiel Anforderungsanalyse im IT-Bereich die Eigenschaften, die eine Anforderung haben muss:

Die Anforderung muss möglichst einfach und eindeutig formuliert sein.
Die Anforderung muss durchführbar sein.
Die Anforderung muss nachprüfbar sein.

Die Anforderungsanalyse sollte im Rahmen des agilen Projektmanagements einen eigenen Posten als Prozess bzw. Modell im Projekt innehaben: Mit der Analyse wird eindeutig festgelegt, welche Eigenschaften das fertige Projekt mitbringen muss und welche Aufgaben (laut Pflichtenheft) zu erledigen sind. Sie stellt also die Grundlage für den Aufbau der einzelnen Arbeitsschritte dar und ist zugleich der Richtungsweiser, mit dem die Projektsteuerung und das Management prüfen, ob das Projekt noch auf Kurs ist.

Für dich im Projektmanagement dürfte auch von Bedeutung sein, dass ein Pflichtenheft eben nicht nur für dich und die Projektbeteiligten bindend ist – auch Stakeholder wie der Projektauftraggeber können in dieser Form später an ihre ursprünglichen Anforderungen erinnert werden.

2. Anforderungsanalyse - was gehört dazu?

Eine Anforderungsanalyse ist ein Werkzeug – und kein Wunschkonzert: Es geht also nicht darum, einfach alle Wünsche und jede Anforderung des Auftraggebers sowie des Managements einzusammeln und sie im folgenden Prozess bestmöglich zu erfüllen. Zum Modell einer funktionalen Anforderungsanalyse gehört u.a.:

Die Anforderungserhebung
Ein Lastenheft
Eine Anforderungsbeschreibung, an dem Auftraggeber und Projektmanagement mitwirken
Die Klassifizierung und Bewertung der Anforderungen

Zum letzten Punkt, der Klassifizierung, solltest du die gesammelten Anforderungen für deine Analyse unterteilen; und zwar in funktionale und nicht-funktionale.

Funktionale Anforderungen legen fest, was das fertige Projekt leisten soll.
Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben, wie das Projekt die erwarteten Ziele erreichen soll. Dazu gehören auch der Qualitätsfaktor und die Realisierung des Projekts. Nicht-funktionale Anforderungen werden auch oft in Qualitätsanforderungen und Rahmenbedingungen unterteilt.

3. Anforderungsanalyse
- wie geht das?

Genug der Theorie – wenden wir uns der Praxis unserer Analyse in der täglichen Arbeit zu:

Gute Anforderungsanalyse ist wie eine Gruppentherapie!

Wenn du die Anforderungen für dein Projekt erhebst, solltest du keinesfalls die Stakeholder zu jeder Anforderung einzeln befragen. Am besten verbindest du das Modell der Anforderungsanalyse gleich mit einem Workshop aller Projektbeteiligten bis hin zum Management! Dieses System hat mehrere Gründe:

Wenn Auftraggeber-Anforderungen unmittelbar auf den Sachverstand des Projektteams treffen, kann die Durchführbarkeit sofort geklärt werden.
Wenn sich alle auf ein gemeinsames Ziel einigen, wächst in gleicher Form die Akzeptanz des Projekts.
Alle Stakeholder haben das Gefühl, dass ein Projekt mit ihren Interessen übereinstimmt.
Du verfügst über eine gemeinsam erdachte, dokumentierte Basis für dein Lastenheft und die gesamte Projektplanung.
Was gemeinsam beschlossen wurde, können Einzelne nicht so einfach wieder aufheben: Das Modell schützt dein Projekt und deine Arbeit vor der Einflussnahme Einzelner.

Ein erster gemeinsamer Workshop hat immer positive psychologische und gruppendynamische Auswirkungen auf dein gesamtes Projekt!

4. Anforderungsanalyse - das ist ihre Rolle im Projektmanagement

„Welche Rolle spielt die Anforderungsanalyse im Projektmanagement?“ – auch darauf gibt es eine kurze Antwort: „Eine tragende!“

Die Anforderungsanalyse steht ganz zu Beginn deines Projekts und definiert, was der Gegenstand deines Projekts am Schluss leisten und können muss. Sie bringt – bestenfalls – alle Beteiligten bei einem initialen Workshop zusammen und klärt in diesem Prozess, welche Erwartungen der Projekt-Stakeholder überhaupt umsetzbar sind. Und sie ist, wenn ihre Ergebnisse in entsprechender Form festgehalten sind, ein verlässlicher Wegweiser für die Projektsteuerung.

Ein weiterer wichtiger Aspekt: Je weiter ein Projekt fortgeschritten ist, desto teurer werden nötige Änderungen aufgrund geänderter Anforderungen. Um dies zu vermeiden, solltest du das System der Anforderungsanalyse zum festen Bestandteil deiner Projekte machen.

Ebenfalls empfehlen wir dir, deine Projekte insbesondere im IT-Bereich idealer Weise hybrid zu planen. Hybrides Projektmanagement sorgt für transparente Abläufe und reduziert den Abstimmungsaufwand erheblich.

5. Anforderungsanalyse Methoden

Je nach Projektart oder Branche kann sich eine Anforderungsanalyse ganz unterschiedlich gestalten; so definieren Organisationen wie IEEE, CMMI, IIBA oder IREB unterschiedliche Methoden der Anforderungsanalyse. Davon unabhängig, setzt sich die Methode bzw. das System der Erhebung einer Anforderungsanalyse verallgemeinert meist wie folgt zusammen:

Sammeln und Analysieren der Anforderungen
Ordnen und Abstimmen der Anforderungen
Sichern der Qualität und Bewerten der Anforderungen

Mehr zu dieser Analyse und ihrer Methode findest du bei Wikipedia.

6. Anforderungsanalyse Software

Die Anforderungsanalyse bei Projekten spielt insbesondere bei der agilen Software-Entwicklung eine Rolle: Je besser die Entwicklung bzw. das Projekt vorbereitet ist, umso mehr Probleme können von vornherein aus dem Weg geräumt werden. Die Erwartungshaltung des Kunden ist oftmals dynamisch: Besonders bei der Software-Entwicklung ist es erforderlich, im Prozess agil zu bleiben und dennoch das eigentliche Ziel und den Zeitkorridor nicht aus den Augen zu verlieren. Klar definierte Anforderungen helfen dem Projekt, in der Spur zu bleiben.

Die Anforderungsanalyse deiner Projekte kannst du auch durch ein entsprechendes Software-Tool unterstützen. Dank der vielen Integrations-Optionen von Can Do ist es auch möglich, die Anforderungsanalyse-Software deiner Wahl mit Can do zu verknüpfen und ins Hybride Projektmanagement einzubinden. Frag uns nach den Möglichkeiten!

7. Fazit

Die Anforderungsanalyse ist ein echter Projekt-Boost: Die Ziele sind klar, Kursänderungen werden minimiert und alle Projekt-Stakeholder sind zufrieden. Damit ist das System der Anforderungsanalyse ein unverzichtbarer Bestandteil deines Projektmanagements. Wenn du mehr wissen willst, vereinbare einfach einen Beratungstermin, bei dem du Weiteres über Anforderungsanalysen erfährst. Gerne zeigen wir dir auch Beispiele aus unserer Praxis. Wir freuen uns auf deine Anforderungen!

Wissen

Warum solltest du die Projektanforderungen analysieren?

So agil die Projektarbeit auch sein mag – das Projektziel ist es eindeutig nicht. Deshalb ist es mehr als sinnvoll, in einer Anforderungsanalyse die Ziele und Erwartungen aller Stakeholder definiert und festgehalten werden.

Erfahre mehr über die Vorteile des Stakeholdermanagements
Wann solltest du die Anforderungsanalyse starten?

Die Anforderungsanalyse und das daraus resultierende Lastenheft sind wichtige Bausteine für die Basis deines Projekts. Deshalb sollte sie als eigenständiger Projektposten am besten gleich zu Beginn des Projekts erfolgen.

Erfahre mehr zur Projektplanung auf unserer Wissensseite.
Was bringt ein gemeinsamer Workshop für die Anforderungsanalyse?

Je eher du alle Stakeholder und ihre Erwartungen zusammenbringst, umso besser – und das beste Instrument hierfür ist ein Workshop. Weil es dabei nicht einfach darum geht, die eigenen Interessen durchzusetzen, sondern miteinander voranzukommen.

Erfahre mehr über Team-Management auf unserer Wissensseite.
Was hat die Anforderungsanalyse mit dem Budget zu tun?

Jede Änderung im Projekt aufgrund angepasster Anforderungen kostet Zeit, Personalaufwand und damit schlussendlich Geld. Je genauer die Anforderungsanalyse also ausfällt und je besser du dein Projekt nach ihr planst, umso weniger wird das Projekt-Budget belastet. Projektanalyse und -planung sorgt also für Projektökonomie.

Erfahre mehr über die Budgetplanung in unserem Blogbeitrag.

Anforderungsanalyse als Basis des Projekterfolgs

Erhalte aktuelle Informationen zum Thema regelmäßig in unserem Newsletter

1. Anforderungsanalyse - was ist das?

2. Anforderungsanalyse - was gehört dazu?

3. Anforderungsanalyse
- wie geht das?

4. Anforderungsanalyse - das ist ihre Rolle im Projektmanagement

5. Anforderungsanalyse Methoden

6. Anforderungsanalyse Software

7. Fazit

Ist mein hybrides Projekt noch wirtschaftlich?

Can Do und sein Risiko-Management

Change in Projekten

Summary Hybrides Projektmanagement

Anforderungsanalyse als Basis des Projekterfolgs

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1. Anforderungsanalyse - was ist das?

2. Anforderungsanalyse - was gehört dazu?

3. Anforderungsanalyse - wie geht das?

4. Anforderungsanalyse - das ist ihre Rolle im Projektmanagement

5. Anforderungsanalyse Methoden

6. Anforderungsanalyse Software

7. Fazit

Ist mein hybrides Projekt noch wirtschaftlich?

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Summary Hybrides Projektmanagement

3. Anforderungsanalyse
- wie geht das?